6 Quá trình tổ chức sự kiện bạn cần biết

Ngày nay có rất nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, khai trương, tiệc cưới, tiệc cuối năm, hay những buổi ra mắt, giới thiệu sản phẩm,… Với mỗi sự kiện đều có những đặc điểm khác nhau cùng với những đặc trưng riêng. Thế nhưng dù bạn tổ chức bất kì sự kiện nào thì vãn có nhưng quy trình mà luôn càn được tuân theo. Trong bài viết ngày hôm nay, cùng zunik.vn tìm hiểu về 6 quy trình tổ chức sự kiện này nhé!

Nhận thông tin từ khách hàng/ cấp trên

Trong bước này , người làm sự kiện cần tiếp nhập những yêu cầu từ khách hàng và cấp trên để có những hình dung ban đầu về sự kiện. Và trả lời được những câu hỏi sau:

  • Loại hình sự kiện là gì?
  • Lý do, thời gian tổ chức
  • Đối tượng tham dự; bao nhiêu người tham gia?
  • Mục tiêu truyền thông
  • Các yêu cầu tổ chức…

Lên ý tưởng và chủ đề của sự kiện

Sau khi đã hiểu được mục đích cùng với những yêu cầu của khách hoặc cấp trên, sẽ tiến hành lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo này có thể do khách hành hoặc cấp trên đưa ra; cũng có thể do team sự kiện sáng tạo dựa vào nhưng thông tin nền tuỳ vào trường hợp và công ty. Có thể nói, ý tưởng chủ đạo  được ví như linh hồn của sự kiện. Ý tưởng sự kiện độc đáo thì mới có được hiệu quả Marketing cao và thu hút được nhiều người. Khi đã có được ý tưởng, tiến hành lên chủ đề cho sự kiện. Gồm có: màu sắc chủ đạo, hình ảnh, hoạt động tổ chức trong sự kiện,…

Lập kế hoạch tổ chức

Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện:

  • Địa điểm
  • Thời gian
  • Thiết kế hình ảnh: banner, standee, vé,thư mời,..
  • Lên dàn bài sự kiện
  • Nhân lực
  • Kế hoạch truyền thông
  • Những rủi ro có thể xảy ra và đề xuất phương án dự phòng
  • Kinh phí dự trù

Thuyết trình kế hoạch

Sau khi hoàn thành bước lập kế hoạch, thực hiện việc thuyết trình cho cấp trên, khách hàng. Bổ sung, chỉnh sửa và lên kế hoạch thực hiện.

Tổ chức triển khai

  • Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện đồng thời phân công công việc
  • Tìm hiểu địa điểm
  • Liên hệ các bên liên quan
  • Thực hiện truyền thông, phát vé mời cho khách
  • Thực hiện dàn dựng và lắp đặt
  • Chuản bị các phương án dự phòng
  • Tổng duyệt chương trình
  • Trong sự kiện thì cần sự chỉ đạo của quản lí sự kiện chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua bộ đàm, cùng với đó là kết nối nhịp nhàng giữa các staff.
  • Sau sự kiện tiến hành thu dọn hiện trường, trao trả các thiết bị từ nhà cung cấp.

Tổng kết, đánh giá và báo cáo

  • Tính toán thù lao
  • Nêu những gì đã hoàn thành, cái gì làm chưa tốt, đo lường hiệu quả, phản hồi của người tham dự,..
  • Tổng kết và làm báo cáo gửi khách hàng/ cấp trên.